İş dünyasında sayfalarca mail ve mail içerik kontrolüyle ilgili  çoğu zaman “ yok mu bunun kısa bir yolu yahu” diye iç çeker dururuz.

Aslında her zaman bir kısa yolu vardır ancak ya daha önce haberimiz olmamıştır ya da zor olana alışmışızdır.

Teknolojide her zaman bir kolaylık olduğunu asla unutmayın sizin çektiğiniz zorlukları zamanında yazılım uzmanları da çekmiş olacak ki hiç ummadık yerlerden kısa yollar, hileler, ipuçları bulabiliyoruz.

Bu yazıda sizlere birçok kişinin haberi dahi olmadığı bir outlook hilesinden bahsedeceğiz. 

Outlook da örneğin aradığınız bir ek dosyası bulunmakta bu bir tablo bir docx belgesi veya bir pdf belgesi olabilir. Bu cümleyi okurken bile içi daralan binlerce ofis çalışanı veya memur bulabilirsiniz çünkü outlook ve belge bulma terimleri yan yana kullanıldığında yoğun bir e posta alışverişine sahip bir maili yönetiyorsanız dakikalarınız hatta saatlerinizi alabilir.

Böyle bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda önce size yapılmaması gereken ama en çok yapılan yolu anlatalım daha sonra ise size bu zorlu işi birkaç saniyede tamamlatacak ve zamanınızı cebinizde bırakacak o kısa yoldan bahsedelim. İşte çoğu kişinin yaptığı yanlış Outlook aramasına örnek bir senaryo:

Bayram Bey’ in size yolladığı haftalık müşteri çizelgesini bulmanız gerekiyor:

Arama kutusuna “Bayram Bey” yazıyorsunuz ve gelen sayfalarca mail arasında kaybolmadan aradığınız .docx belgesini bulacağınızı ümit ediyorsunuz.

Alakasız bir şekilde neredeyse mail kutunuzdaki bütün maillere baştan bir göz geçirmiş oluyorsunuz. Ne kadar yorucu ve saçma öyle değil mi?

Outlook’da Belge Bulmanın Basit Yolu

outlookda belge bulmanın basit yolu

Gelelim işin  kısa ve öz çözümüne:

Öncelikle arama kutusuna “from: Bayram müşteri” kelimelerini yazıyorsanız eğer “müşteri” kelimesinin konuda geçtiğinden eminseniz “from: Bayram subject:  müşteri” yazıyorsunuz.

Böylelikle Bayram Bey’ in size yollamış olduğu bütün mailler kontrol ediliyor ve içerisinde “müşteri” çizelgesi bulunan mail önünüze geliyor.

Bu işlem sadece birkaç saniye sürmektedir, diğer yolu deneyip ve mailler arasında kaybolmak yerine bu yolu kullanarak işinizi daha kısa bir sürede halledebilir zamanınızı daha farklı yönlerde kullanabilirsiniz. 

Ragıp Diler
Editör

Dijital Pazarlama Uzmanı

Yorum Ekle